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東京大学学生相談ネットワーク本部保有個人情報取り扱い内規

  • 平成21年 3月11日
  • 本 部 長 裁 定
  • 改正 平成21年 3月11日
  • 改正 平成22年 2月24日
  • 改正 平成27年 9月16日
(目的)
この内規は、東京大学学生相談ネットワーク本部(以下「本部」という。)において事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
(管理体制)
本部においては、本部長を保護管理者とし、企画室長を保護担当者とする。
(学生相談ネットワーク本部員の責務)
本部員は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規定等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
(利用目的)
本部保有の個人情報の利用目的は、下記のとおりとする。
また、利用の際は可能な限り匿名扱いとする。

  1. 本部運営会議および企画会議での利用
    • 本人への支援効果を高めるための関連部署への情報提供
      但し、関連部署との連携は、本人に自傷他害や迷惑行為のおそれがある場合等、情報提供する部署の長と学生相談ネットワーク本部長が必要と認めた場合とする。その際、関連部署とは個人情報保護に関する倫理を共有し、相手方に情報が残存しない方法で行う。
      また本部長の承認は、本部規則第4条5項及び本部企画室内規第3条3項に基づき、企画室長が代行する場合がある。
    • 本部の業務維持、改善のための基礎資料とする。
  2. 本部並びに学生相談連絡会議及び東京大学での利用
    • 学生(本人を含む)支援のため
    • 健康・予防教育のため
    • 教職員厚生福利のため
    • その他保有個人情報を利用することに法律に基づく相当な理由があるとき
      但し、関連部署との連携は、本人に自傷他害や迷惑行為のおそれがある場合等、情報提供する部署の長と学生相談ネットワーク本部長が必要と認めた場合とする。その際、関連部署とは個人情報保護に関する倫理を共有し、相手方に情報が残存しない方法で行う。
      また本部長の承認は、本部規則第4条5項及び本部企画室内規第3条3項に基づき、企画室長が代行する場合がある。
(アクセス制限)
保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を、本部員の中から指名する者に与える。
本部員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
(アクセス制御)
保護管理者は、情報システムで取り扱う保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等を使用して権限を識別する機能を設定する等のアクセス制御に必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(複製等の制限)
本部員は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行う。

  1. 保有個人情報の複製
  2. 保有個人情報の送信
  3. 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
  4. その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(保存期間)
保有個人情報は、5年間を保存期間とする。
(廃棄等)
本部員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行う。

附 則
この内規は、平成20年4月1日から適用する。

附 則
この内規は、平成22年2月24日から適用する。

附 則
この内規は、平成27年9月16日から適用する。